אתם לא צריכים להיות טכנולוגיים בשביל זה
כשבעלי עסקים שומעים "אוטומציה", הם מדמיינים מערכות מסובכות, מתכנתים, ותקציבים גדולים. אז בואו נוריד את זה מהפידסטל.
אוטומציה עסקית זה בסך הכל: משהו שחוזר על עצמו כל יום, שמכונה יכולה לעשות במקומכם. לא צריך לכתוב קוד, לא צריך ללמוד תכנות, ולא צריך להשקיע הון. צריך לזהות מה מבזבז לכם זמן ולחבר את הכלים הנכונים.
הנה שש אוטומציות שאני רואה שוב ושוב בעסקים קטנים. כל אחת מהן פותרת בעיה אמיתית, ואת כולן אפשר להפעיל בלי לגעת בקוד.
1. ליד נכנס, אתם מקבלים התראה מיידית
מישהו ממלא טופס באתר שלכם. מה קורה? ברוב העסקים, נשלח מייל. בעל העסק רואה אותו כשהוא פותח את המייל, אולי שעה אחרי, אולי שלוש. בינתיים הליד כבר פנה למתחרה.
עם אוטומציה פשוטה, ברגע שטופס נשלח, אתם מקבלים הודעת וואטסאפ עם כל הפרטים. שם, טלפון, מה מעניין אותו, מאיזה עמוד הגיע. הפרטים גם נכנסים לטבלה מסודרת אוטומטית. אפס עבודה ידנית, אפס לידים שנשכחים.
עבדתי עם בעל עסק שירד מזמן תגובה של שעות לדקות בודדות, רק בזכות החיבור הזה. פשוט כי הוא ידע על הליד ברגע שהוא נכנס.
רוצים להעמיק? יש לי בלוג שלם על ניהול לידים ואיך מפסיקים לאבד פניות.
2. בוט וואטסאפ שעונה על שאלות חוזרות
"מה שעות הפעילות?", "מה הסטטוס של ההזמנה שלי?", "יש לכם את זה במלאי?". אם אתם עונים על אותן שאלות עשרות פעמים ביום, בוט יכול לעשות את זה במקומכם.
ולא מדובר בבוט שאומר "נחזור אליכם בהקדם". בוט שמחובר למערכות שלכם יכול להיכנס לחנות, לבדוק מלאי, לבדוק סטטוס משלוח, ולחזור ללקוח עם תשובה אמיתית. תוך שניות.
בניתי בוט כזה לחברה ישראלית שמוכרת אונליין. העובדת ששלוש עד שבע דקות מהזמן שלה הלכו על כל הודעה חזרה לטפל בדברים שבאמת דורשים מגע אנושי.
רוצים להבין מה בוט כזה באמת עושה? הבלוג על בוטים לוואטסאפ מסביר הכל.
3. טופס שמזין טבלה אוטומטית
כל פעם שנכנס טופס מהאתר, אתם פותחים את המייל, קוראים את הפרטים, פותחים אקסל, ומקלידים הכל ידנית. כפול 15 פעם ביום. כפול חמישה ימים בשבוע.
אוטומציה פשוטה: טופס נכנס, שורה חדשה נוספת לטבלה עם כל הפרטים במקום הנכון. בלי העתקה, בלי הקלדה, בלי טעויות.
עבדתי עם עסק שבעל העסק ישב כל יום ומעתיק נתונים מטפסים לטבלה. היום זה קורה לבד. הוא לא נגע בזה מאז שחיברנו.
יש לי בלוג מפורט על חיבור טפסים לטבלאות עם דוגמאות נוספות.
4. תזכורות ופולואפ שיוצאים לבד
קבעתם פגישה עם ליד ליום חמישי. ביום רביעי בערב אתם צריכים לשלוח לו תזכורת. אבל אתם באמצע עבודה ושוכחים. הליד לא מגיע כי גם הוא שכח.
תזכורת אוטומטית יוצאת יום לפני הפגישה, בלי שתעשו כלום. אפשר בוואטסאפ, אפשר ב-SMS, אפשר במייל. וזה עובד לא רק לפגישות.
ליד שהשאיר פרטים ולא חזרו אליו תוך יומיים? הודעה אוטומטית. לקוח שהשלים רכישה? מייל תודה. לקוח שלא קנה כבר חודשיים? הודעה עם הצעה.
כל הדברים האלה קורים ברקע, בלי שתצטרכו לזכור. אתם מגדירים פעם אחת, והמערכת עובדת לבד.
5. הודעות שירות שהופכות לטיקטים
איש הצוות מקבל פנייה בוואטסאפ מלקוח. מטפל. אבל אף אחד מלבדו לא יודע שהפנייה הגיעה. אין תיעוד, אין מעקב, אין דרך לדעת כמה פניות פתוחות ומה הסטטוס שלהן.
עם חיבור פשוט, הודעה בפורמט מסוים הופכת אוטומטית לכרטיס בבורד ניהול. Monday, Trello, או כל מערכת שאתם כבר עובדים איתה. המנהל רואה תמונה מלאה. שום דבר לא נופל.
חיברתי את זה לכמה עסקים שהמנהלים שלהם לא ידעו מה קורה בשירות הלקוחות שלהם עד שראו את הבורד. פתאום הכל שקוף.
כל הפרטים בבלוג על חיבור וואטסאפ למערכת ניהול.
6. מסמכים שנוצרים אוטומטית
הצעת מחיר, דוח שבועי, מסמך ברקודים, חשבונית. כל מסמך שאתם בונים ידנית מאפס כל פעם הוא מועמד מצוין לאוטומציה.
הנתונים כבר קיימים בטבלה. למה לכתוב אותם שוב במסמך? אפשר לחבר את הטבלה למסמך שנבנה לבד. הנתונים זורמים, המסמך מתעדכן, ואתם רק צריכים לעבור עליו ולשלוח.
עבדתי עם חברה שמסמך הברקודים שלה התעדכן ידנית כל פעם שמוצר חדש נוסף לחנות. חמישים מוצרים, חמישים עדכונים. היום המסמך מתעדכן לבד ברגע שמוצר נכנס.
יש עוד דוגמאות בבלוג על טפסים ומסמכים אוטומטיים.
מאיפה מתחילים
לא צריך להפעיל את כל השש ביום אחד. ככה עושים את זה נכון:
שלב 1: תזהו מה חוזר על עצמו. שבו חמש דקות ותרשמו מה אתם עושים כל יום שמרגיש כמו העתקה, הקלדה, או תזכורת ידנית.
שלב 2: תבחרו דבר אחד. הכי כואב, הכי חוזר, הכי מבזבז זמן. תתחילו משם.
שלב 3: תחברו. חלק מהאוטומציות אפשר לבנות לבד עם כלים כמו Make או Zapier. חלק צריך מישהו שיחבר בשבילכם. בכל מקרה, רוב האוטומציות האלה הן עניין של ימים, לא שבועות.
אם משהו עובד, ממשיכים לדבר הבא. אם לא, מתקנים. לא צריך לשנות את כל העסק. צריך להפסיק לבזבז זמן על דברים שמכונה עושה טוב יותר.
רוצים לדעת מאיפה הכי כדאי להתחיל אצלכם?
כל עסק שונה. מה שחוסך שעתיים לעסק אחד יכול להיות לא רלוונטי לעסק שלכם. הדרך הכי טובה לדעת היא שיחה קצרה.
15 דקות, בלי התחייבות, ואני אגיד לכם בדיוק איפה יש את החיסכון הכי גדול ומה הדרך הכי פשוטה להתחיל.
